Hoe voeg ik dubbele contacten samen?

Staat iemand twee keer in je CRM, bijvoorbeeld door een import? Met Duplicaten vind je dubbele contacten en voeg je ze samen tot één.

Hoe ontstaan duplicaten eigenlijk?

Dubbele contacten sluipen er bijna altijd ongemerkt in. De meest voorkomende oorzaken:

• Je importeert een CSV terwijl een deel van die contacten al in Bindly stond.
• Een lead vult je webformulier in terwijl je hem eerder al handmatig had toegevoegd.
• Twee teamleden voeren dezelfde persoon los van elkaar in, net even anders gespeld.
• Iemand staat er één keer in met zijn zakelijke en één keer met zijn privé-mailadres.

Op zichzelf onschuldig, maar vervelend in de praktijk: je notities raken verspreid over twee kaarten, je weet niet welke versie actueel is, en dezelfde persoon kan twee keer in een mailinglijst belanden. Daarom loont het om duplicaten regelmatig op te ruimen.

Dubbele contacten samenvoegen

1. Klik in het menu op Duplicaten.
2. Bindly toont groepen die waarschijnlijk dezelfde persoon zijn.
3. Kies binnen een groep het hoofdcontact (het contact dat blijft bestaan).
4. Klik op Samenvoegen.

Na het samenvoegen blijft alleen het hoofdcontact over. De gegevens uit de groep komen samen op dat ene contact, zodat je niets kwijtraakt van wat je had vastgelegd.

Hoe herkent Bindly duplicaten?

Bindly matcht contacten op, in deze volgorde: e-mailadres (sterkste signaal), anders telefoonnummer, anders naam. Vind je geen groepen? Dan staan er geen duidelijke dubbelen in je bestand.

Dat betekent ook dat twee kaarten van dezelfde persoon met een verschillend e-mailadres, telefoonnummer én een afwijkende schrijfwijze van de naam niet als groep verschijnen. Zulke gevallen vind je het snelst door in je contactenlijst op naam te zoeken.

Welk contact kies je als hoofdcontact?

Kies het contact met de meest complete en actuele gegevens: het juiste e-mailadres, het gekoppelde bedrijf, de tags en de rijkste tijdlijn. Twijfel je? Open beide contacten eerst even in een ander tabblad en vergelijk ze, voordat je op Samenvoegen klikt.

Veelgemaakte fouten

• Samenvoegen zonder te kijken. Twee mensen kunnen dezelfde naam hebben. Controleer bij een match op alleen naam altijd even of het echt dezelfde persoon is, bijvoorbeeld aan het bedrijf of e-mailadres.
• Het verkeerde hoofdcontact kiezen. Het hoofdcontact is de kaart die blijft. Kies je de kale, lege variant, dan is dat voortaan je uitgangspunt.
• Duplicaten pas opruimen na de mailing. Ruim dubbelen op vóórdat je een mailing verstuurt, anders krijgt iemand je bericht mogelijk twee keer.

Let op: samenvoegen kan niet ongedaan worden gemaakt. De gegevens komen samen op het door jou gekozen hoofdcontact; de andere contacten in de groep verdwijnen.

Kan ik samenvoegen ongedaan maken?

Nee. Samenvoegen is definitief. Neem daarom even de tijd om het juiste hoofdcontact te kiezen. Wil je vooraf zeker weten dat je niets verliest, maak dan eerst een export van je contacten via Instellingen en dan Export (zie Je gegevens exporteren en AVG).

Hoe voorkom ik nieuwe duplicaten?

Vooral door netjes te importeren: bereid je CSV goed voor en controleer het voorbeeld dat Bindly toont voordat je definitief importeert. Lees hoe dat werkt in Contacten importeren vanuit een CSV. Werk je met een team, spreek dan af dat iedereen eerst even zoekt (Ctrl+K of ⌘K) voordat hij een nieuw contact aanmaakt.

Hoe vaak moet ik de Duplicaten-pagina checken?

Een vast moment werkt het best: na elke import sowieso, en verder bijvoorbeeld één keer per maand. Zo blijft het opruimwerk klein en je bestand schoon.