Wat kost een CRM-systeem?
Kort antwoord: de meeste CRM-systemen voor kleine bedrijven kosten tussen de 10 en 100 euro per gebruiker per maand, en er zijn goede gratis instapplannen. Het lange antwoord staat hieronder: waar dat verschil vandaan komt, welke verborgen kosten er zijn en hoe je een miskoop voorkomt.
Waar betaal je eigenlijk voor?
Een CRM-prijs bestaat uit meer dan het bedrag op de prijzenpagina. Dit zijn de vijf posten die samen bepalen wat een CRM je echt kost.
Prijs per gebruiker per maand
Verreweg het meestgebruikte model. Je betaalt een vast bedrag per persoon die in het CRM werkt, meestal ergens tussen de 10 en 100 euro per gebruiker per maand. Hoe uitgebreider het pakket en hoe groter de leverancier, hoe hoger het bedrag. Let goed op of een prijs per maand of per jaar vooruit gefactureerd wordt.
Instapkosten en onboarding
Grotere CRM-pakketten rekenen regelmatig eenmalige kosten voor implementatie, datamigratie of verplichte trainingen. Bij systemen die op kleine bedrijven mikken is dit meestal niet nodig: je importeert je contacten zelf via een CSV-bestand en kunt dezelfde dag aan de slag.
Add-ons en modules
Veel systemen houden de instapprijs laag en rekenen extra voor functies als mailings, automatiseringen of een API. Dat is niet per definitie slecht: je betaalt zo alleen voor wat je echt gebruikt. Reken wel vooraf uit wat het totaalplaatje wordt met de modules die jij nodig hebt.
Jaarcontracten en opzegtermijnen
Een lage maandprijs kan gekoppeld zijn aan een verplicht jaarcontract. Ben je na drie maanden ontevreden, dan zit je toch het jaar vol. Kies zeker als klein bedrijf voor maandelijks opzegbaar, dan houd je de vrijheid om te wisselen.
De verborgen kostenpost: tijd
De grootste kostenpost van een CRM staat op geen enkele prijzenpagina: de tijd die je team kwijt is aan leren, inrichten en bijhouden. Een systeem dat te ingewikkeld is voor je organisatie kost meer aan verloren uren dan aan licenties. Eenvoud is voor een klein team dus ook een financiële keuze.
Drie vuistregels voordat je kiest
Reken met je situatie over een jaar, niet met vandaag. Tel het aantal gebruikers dat je verwacht, de modules die je echt gaat gebruiken en de contacten die je beheert. Een plan dat vandaag 19 euro kost kan met drie extra collega's en twee add-ons zomaar verviervoudigen. Dat is prima als de waarde meegroeit, maar je wilt het vooraf weten.
Begin gratis of klein en stap pas over als het knelt. Je leert pas wat je van een CRM nodig hebt als je ermee werkt. Een gratis plan of een laag instapplan zonder jaarcontract is daarom de veiligste start: je test je werkwijze met echte klanten en echte opvolging, zonder financieel risico.
Weeg de tijdskosten net zo zwaar als de licentiekosten. Vraag je bij elke demo af: kan iedereen in mijn team hier binnen een uur mee overweg? Zo niet, dan betaal je de rest van het jaar in verloren uren bij. Voor kleine teams is een overzichtelijk systeem vrijwel altijd goedkoper dan een compleet systeem.
Veelgestelde vragen over CRM-kosten
Wat kost een CRM-systeem gemiddeld?
De meeste CRM-systemen voor het mkb kosten tussen de 10 en 100 euro per gebruiker per maand, afhankelijk van de functies en de leverancier. Enterprise-pakketten kunnen daar ver boven zitten. Bij Bindly begin je gratis en betaal je daarna 19 of 49 euro per gebruiker per maand.
Bestaat er een goed gratis CRM?
Ja. Verschillende leveranciers bieden een gratis instapplan met beperkingen in aantallen contacten of gebruikers. Het Free-plan van Bindly is gratis voor één gebruiker en tot 20 contacten, zonder creditcard en zonder tijdslimiet.
Lees meer over het gratis CRMWaarom verschillen CRM-prijzen zo sterk?
De prijs hangt vooral samen met de doelgroep. Systemen voor grote organisaties rekenen voor uitgebreide maatwerk-, integratie- en beheersmogelijkheden die een klein bedrijf zelden gebruikt. Een CRM dat op kleine teams mikt kan veel scherper prijzen omdat het die ballast weglaat.
Wat kost het CRM van Bindly?
Je begint gratis met het Free-plan. Daarna kost Starter 19 euro en Professional 49 euro per gebruiker per maand, maandelijks opzegbaar en zonder verplicht jaarcontract. Losse add-ons zoals mailinglijsten of automatiseringen koop je alleen bij als je ze nodig hebt.
Bekijk alle prijzenZelf rekenen?
Gebruik de besparingscalculator om te zien wat een overzichtelijk CRM jouw bedrijf oplevert, of begin gewoon gratis.