Hoe maak ik een bedrijf aan en koppel ik contacten?

Werk je met meerdere contactpersonen bij dezelfde organisatie? Maak er dan een bedrijf van. Zo zie je in één blik wie je aanspreekpunten zijn en hoeveel contacten erbij horen.

Waarom bedrijven naast contacten?

Zakendoen doe je met mensen, maar de opdracht komt van een organisatie. Zonder bedrijvenlaag zie je alleen losse personen: Jan van de inkoop, Sanne van marketing, Peter de directeur, elk met hun eigen kaart en historie. Dat je met alle drie bij dezelfde klant aan tafel zit, blijkt nergens. Koppel je ze aan één bedrijf, dan zie je de organisatie als geheel: wie je aanspreekpunten zijn en wat er speelt. Vertrekt een contactpersoon, dan blijft de relatie met het bedrijf gewoon staan.

Een bedrijf aanmaken

1. Klik in het menu op Bedrijven.
2. Vul een bedrijfsnaam in (verplicht), en eventueel een website en KVK-nummer.
3. Klik op + Bedrijf toevoegen.

Alleen de naam is verplicht; website en KVK-nummer kun je later altijd aanvullen. Het KVK-nummer is vooral handig als je met offertes en facturen werkt en de gegevens kloppend wilt hebben.

Contacten aan een bedrijf koppelen

Koppelen doe je op de contactpagina: kies bij Gekoppeld bedrijf het juiste bedrijf en sla op. In het bedrijvenoverzicht zie je daarna achter elk bedrijf hoeveel contacten eraan hangen.

Voeg je een nieuw contact toe, dan kun je het koppelen direct in het formulier meenemen; de velden staan in het blok Zakelijk (zie Hoe voeg ik een contact toe?).

Het bedrijfsoverzicht

Open een bedrijf om de gekoppelde contacten en gegevens te bekijken. Zo houd je overzicht over een hele organisatie in plaats van losse personen. Handig vóór een afspraak: je ziet meteen wie er nog meer bij de klant rondlopen en wie je misschien ook even moet spreken.

Tip: vul de bedrijfsnaam bij je contacten consistent in. Dan koppel je ze in een handomdraai aan het juiste bedrijf.

Veelgemaakte fouten

• Voor elk contact een apart bedrijf aanmaken. Het punt van bedrijven is juist bundelen. Controleer eerst of het bedrijf al bestaat voordat je een nieuw aanmaakt, anders krijg je "Acme" en "Acme BV" naast elkaar.
• Alleen het tekstveld bedrijfsnaam invullen en nooit koppelen. Een losse bedrijfsnaam als tekst telt niet mee in het bedrijvenoverzicht. De koppeling via Gekoppeld bedrijf maakt het verband echt.
• Zzp'ers en particulieren per se aan een bedrijf willen hangen. Dat hoeft niet. Een contact zonder gekoppeld bedrijf is prima; gebruik bedrijven waar meerdere personen bij dezelfde organisatie horen of waar de organisatie zelf de klant is.

Moet elk contact aan een bedrijf gekoppeld zijn?

Nee. Particuliere klanten en losse relaties kunnen prima zonder. Koppel waar het overzicht oplevert; laat het weg waar het alleen administratie is.

Wat zie ik bij een bedrijf terug?

De bedrijfsgegevens (naam, website, KVK-nummer) en de gekoppelde contacten. Vanuit daar klik je door naar de personen zelf, met hun tijdlijn, deals en taken. In het overzicht op de Bedrijven-pagina zie je bovendien per bedrijf hoeveel contacten eraan hangen.

Kan ik eigen informatie bij bedrijven vastleggen?

Ja, met eigen velden. Die kun je niet alleen voor contacten maar ook voor bedrijven aanmaken, bijvoorbeeld voor een debiteurnummer of het type samenwerking (zie Eigen velden gebruiken).