Hoe maak ik een evenement?

Organiseer je een webinar, borrel of klantendag? Met Evenementen plan je het en houd je je genodigden bij op één plek.

Waarom je evenementen in je CRM bijhoudt

Een evenement organiseren betekent lijstjes: wie is uitgenodigd, wie komt er, wie is geweest. Doe je dat in een losse spreadsheet, dan is die kennis na afloop weg. Doe je het in Bindly, dan wordt elke aanmelding onderdeel van je relatiebeheer. Je ziet bij een contact terug welke evenementen hij bezocht, en na afloop heb je meteen de perfecte lijst voor opvolging: iedereen die er was, verdient een berichtje.

Een evenement aanmaken

1. Klik in het menu op Evenementen.
2. Vul een titel in, een start- en eventueel einddatum, een locatie en een capaciteit.
3. Klik op Evenement aanmaken.

De capaciteit is het maximale aantal deelnemers. Bindly zet je aanmeldingen ernaast, zodat je in één blik ziet hoe vol je zit. Voor een webinar zonder limiet kun je ruim gaan zitten; voor een diner met twaalf plekken wil je dit juist strak bijhouden.

Genodigden en overzicht

• Je evenementen staan verdeeld over Aankomend en Geweest.
• Open een evenement om genodigden toe te voegen en hun aanmeldstatus bij te houden. Je ziet meteen hoeveel mensen er komen ten opzichte van je capaciteit.
• Vanaf een contact zie je terug aan welke evenementen die persoon deelneemt.

Tip: koppel deelnemers aan je contacten. Zo bouw je vanzelf een lijst op van wie er bij welk evenement was, handig voor je opvolging.

Van uitnodiging tot opvolging

Zo gebruik je Evenementen door de hele looptijd heen:

1. Vooraf: maak het evenement aan en voeg je genodigden toe. Wil je de uitnodiging per mail sturen, gebruik dan een mailinglijst met dezelfde groep.
2. Tijdens de aanloop: werk de aanmeldstatus bij zodra mensen reageren, en houd de teller tegen je capaciteit in de gaten.
3. Na afloop: het evenement verschuift naar Geweest. Loop de deelnemerslijst langs en plan opvolging: een bedankje, een belafspraak of een taak per waardevol gesprek.

Veelgemaakte fouten

• Genodigden niet koppelen aan contacten. Losse namen zonder koppeling leveren je na afloop niets op. Juist de koppeling maakt dat je bij een contact zijn evenementhistorie terugziet.
• De aanmeldstatus niet bijwerken. Een lijst waarop iedereen nog "uitgenodigd" staat terwijl de helft al heeft toegezegd, zegt niets meer. Werk statussen bij zodra reacties binnenkomen.
• Geen opvolging plannen. Het evenement is het middel, het contact erna is het doel. Plan direct na afloop je opvolgtaken, zolang het gesprek nog vers is (zie Hoe plan ik een taak of opvolging?).

Kan ik zien wie er op eerdere evenementen was?

Ja, op twee plekken. Open een evenement onder Geweest voor de volledige deelnemerslijst van dat moment, of open een contact om te zien aan welke evenementen die persoon heeft deelgenomen. Dat laatste is goud waard bij een volgend gesprek: "leuk dat je er op de klantendag bij was".

Hoe nodig ik mijn genodigden uit per e-mail?

Het versturen zelf doe je via een mailinglijst: zet de groep die je wilt uitnodigen in een lijst (bijvoorbeeld op basis van een tag) en stuur je uitnodiging met persoonlijke velden als [naam]. De aanmeldingen die binnenkomen, verwerk je vervolgens bij het evenement.

Wat gebeurt er als mijn evenement vol zit?

Bindly toont je aanmeldingen ten opzichte van je capaciteit, zodat je zelf op tijd kunt ingrijpen: een wachtlijst bijhouden, de locatie opschalen of nieuwe aanmeldingen vriendelijk doorverwijzen naar een volgende editie.