Hoe leg ik een notitie vast bij een contact?

Elk contact heeft een tijdlijn. Daar leg je vast wat er speelt: een telefoongesprek, een gestuurde mail of een afspraak die je maakte. Zo weet je later precies waar je gebleven was.

Waarom notities het fundament zijn

Je geheugen is goed, maar niet drie maanden goed. Zonder notities begint elk vervolggesprek met puzzelen: wat hadden we ook alweer afgesproken, wie zou wat doen? Met een tijdlijn vol korte notities open je het contact, lees je tien seconden terug en pak je het gesprek op alsof het gisteren was. Werk je met een team, dan wordt het nog belangrijker: een collega die invalt, kan alleen verder waar jij gebleven was als het ergens staat.

Een notitie toevoegen

1. Open het contact en ga naar het blok Activiteit.
2. Typ je notitie in het veld (bijvoorbeeld "Gebeld, stuurt volgende week zijn wensen door").
3. Klik op Toevoegen. De notitie verschijnt bovenaan de tijdlijn.

Wat maakt een goede notitie?

Kort en feitelijk wint het van uitgebreid en vaag. Een bruikbare notitie beantwoordt drie vragen: wat gebeurde er, wat is afgesproken, en wat is de volgende stap. Bijvoorbeeld: "Gebeld over offerte. Prijs akkoord, twijfelt over doorlooptijd. Stuurt dinsdag uitsluitsel." Dat is in vijftien seconden getypt en over een half jaar nog steeds duidelijk. Sla de beleefdheden over; niemand heeft later iets aan "leuk gesprek gehad".

Notities en systeemgebeurtenissen

In de tijdlijn zie je twee soorten items:

• notitie: wat jij zelf vastlegt.
• systeem: gebeurtenissen die Bindly automatisch noteert, zoals een verstuurde mail of een afgehandelde mijlpaal.

Samen vormen ze het complete verhaal: de systeemitems laten zien wát er gebeurde, jouw notities voegen de context toe die een systeem niet kan weten.

Tip: je laatste activiteit bepaalt mee hoe "warm" een relatie is. Leg dus kort vast wat je deed, dan houdt Bindly je relatieoverzicht voor je bij.

Veelgemaakte fouten

• Notities uitstellen tot "straks". Straks wordt morgen, en morgen weet je de helft niet meer. Typ de notitie direct na het gesprek, desnoods in drie woorden.
• Vaste gegevens in een notitie zetten. Een nieuw telefoonnummer of een gewijzigde functie hoort in de contactvelden, niet in de tijdlijn. Daar zoekt niemand het terug (zie Hoe bewerk ik een contact?).
• Romans schrijven. Een tijdlijn vol lange lappen tekst leest niemand terug. Drie zinnen is bijna altijd genoeg.

Kan ik een afspraak of vervolgactie uit een notitie laten volgen?

Een notitie legt vast wat er gebeurde; voor wat er nog móet gebeuren maak je een taak met een datum. "Stuurt dinsdag uitsluitsel" wordt dus een notitie én een taak "woensdag nabellen als er geen reactie is" (zie Hoe plan ik een taak of opvolging?).

Komen mijn mails ook op de tijdlijn?

Ja, op twee manieren. Mails die je vanuit Bindly verstuurt, worden automatisch als systeemgebeurtenis vastgelegd (zie Hoe stuur ik een e-mail naar een contact?). En koppel je je Google-account, dan verschijnen ook de kopregels van je gewone mailverkeer bij het contact.

Zien mijn teamleden mijn notities?

Ja. De tijdlijn hoort bij het contact en is zichtbaar voor je team, zodat iedereen met dezelfde kennis het gesprek in gaat. Schrijf notities dus zo dat een collega ze ook begrijpt.