Klantprofiel
Het complete beeld van één klant op één plek.
Een klantprofiel is het complete beeld van één klant: contactgegevens, geschiedenis, voorkeuren, afspraken en lopende zaken, overzichtelijk bij elkaar. Hoe rijker het profiel, hoe persoonlijker en sneller je kunt helpen. In een CRM is het klantprofiel de kaart die je opent voordat je belt.
Wat is een klantprofiel?
Een klantprofiel is alles wat je over één klant weet, geordend op één plek: naam en contactgegevens, het bedrijf en de rol, wat hij afneemt, wat er is besproken, welke afspraken er lopen en persoonlijke details die het contact kleuren. In een CRM is dat de klantkaart met een tijdlijn van alle contactmomenten.
De term wordt ook gebruikt voor het ideale klantprofiel: een beschrijving van het type klant dat het beste bij je past, als hulpmiddel voor marketing en acquisitie. Beide betekenissen draaien om hetzelfde principe: hoe beter je iemand kent, hoe beter je kunt helpen.
Wat hoort er in een goed klantprofiel?
De basis: contactgegevens, bedrijf, en hoe de relatie is ontstaan. De geschiedenis: gesprekken, aankopen, offertes en gemaakte afspraken, met datums. En het persoonlijke laagje: voorkeuren, bijzonderheden en dingen die iemand terloops vertelde, zoals een verhuizing of een jubileum.
Juist dat laatste laagje maakt het verschil. 'Hoe was de verbouwing?' aan het begin van een gesprek doet meer voor een relatie dan welke korting ook. Niemand onthoudt zulke details voor tientallen relaties tegelijk; een profiel met goede notities wel. Leg het vast op het moment zelf, in twee zinnen, direct na het contact.
Klantprofielen actueel houden
Een verouderd profiel is bijna erger dan geen profiel: je belt de vorige contactpersoon of feliciteert iemand met een functie die hij niet meer heeft. Actueel houden hoeft geen project te zijn; het is een gewoonte van seconden. Na elk contact: twee zinnen op de tijdlijn en eventueel een veldje bijwerken.
Maak het jezelf makkelijk met één vaste plek. Profielen verspreid over telefoon, mailbox en losse lijstjes verouderen gegarandeerd. In Bindly is de klantkaart die ene plek: iedereen in je team leest en vult hetzelfde beeld aan, en de AVG-verplichtingen (inzage, verwijdering) regel je meteen op dezelfde plek.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een klantprofiel en een contact?
Een contact is de basisregistratie (naam, gegevens); het klantprofiel is het complete beeld eromheen, met geschiedenis, voorkeuren en lopende afspraken.
Wat is een ideaal klantprofiel (ICP)?
Een beschrijving van het type klant waar jij het meest voor kunt betekenen, gebaseerd op je beste bestaande klanten. Het stuurt je marketing en acquisitie.
Welke gegevens mag je vastleggen in een klantprofiel?
Wat relevant is voor de relatie en je dienstverlening; dat is de AVG-norm. Wees terughoudend met gevoelige gegevens en verwijder wat je niet meer nodig hebt.